国际交流

电子信息工程学院因公出国(境)办事流程

电子信息工程学院因公出国(境)办事流程


流程步骤

准备材料/注意事项

1.出访计划申报

出访计划申报窗口期一般在前一年的年末,教职工需通过团队向学院提交出访计划,以纳入学校相关出访计划中。根据出访内容和地区,出访计划分为四类申报:

1)因公出国(一般性工作交流):主要指学校各级单位与外方邀请单位开展的工作访问及交流。

2)因公出国(教学科研人员学术交流合作):主要包括开展教育教学活动(含涉外办学和孔子学院涉及的教学活动在内)、专业领域进修、科学研究、学术访问、出席重要国际学术会议以及执行国际学术组织履职任务等。

3)因公赴港澳:指专门前往港澳,不访问其他国家和地区。

4)因公赴台:赴台湾执行交流。

2.个人申报材料填写

1.赴国外或港澳申报材料包括:

1)审批表套表:包括审批表(校领导WSC-101,处级干部WSC-101,教职工WSC-103)、提交材料附件清单页、信息公示表、人员备案表、预算审批意见表、邀请函及中文翻译2份(含邀请人地址和电话)、日程安排(中英文)、出访须知、身份证复印件2份(不可扫描后打印,注明出生地)

2)个人情况表

3)信息摘要

4)必要性说明(团组为两人及以上或一人出访多国需提交)

5)学院党政联席会纪要(使用非科研经费出访需提交)

6)行前教育表(团组每个人均需签字)

7)征求意见函&组团通知书&任务批件(随团出访需提交)

8)其他材料(如需要)

 

2.赴台湾申报材料包括:

1)审批表套表:包括审批表(校领导WSC-101,处级干部WSC-101,教职工WSC-103)、提交材料附件清单页、信息公示表、人员备案表、出访须知、大陆地区来台从事相关活动行程表(固定格式,台方提供)、台方邀请函、台湾地区入出境许可证(黑白打印,注明出生地)

2)学院党政联席会纪要(使用非科研经费出访需提交)

3)承诺函(仅赴台参加国际会议需要,台方提供)

4)邀请人员名单(仅赴台参加会议需要,名单需按照大陆地区、港澳地区、台湾地区、其他国家和地区分类提供,台方提供)

5)行前教育表(团组每个人均需签字)

6)其他材料(如需要)

 

3.有关材料获取方式

1)在“学校国际合作交流处网站——资料下载——出国出境”处下载;

2)学院也会及时发布最新样表。

 

3.学院审核及公示

1.网上信息公示申报

MIS系统的因公出国境管理系统(第50号应用)中完成出访任务网上申报,审核通过后生成信息公示表并全校公示。

 

1.纸质申报材料提交

将纸质申报材料提交至9教南109沈老师处,学院审核申报时间是否合理、团组是否纳入全年出访计划,申报材料真实性、规范性。建议赴1个国家(或地区)至少出访前55天提交申报材料;1个申根国家或地区出访至少提前70天提交;出访2-3个国家(或地区)、出访1个国家(或地区)但涉及美国、南美国家的申请,至少提前100天提交。

 

2.团长指定

同一事项如多人申报出访,原则上团长由职务最高或年龄最长的教职工担任,团长指定一位团员负责统一协调整理团组申报材料。

 

4.学院审批

申报材料审核无误后,沈老师统一负责办理学院党委书记和外事主管领导签字审批,而后返回材料。

4.学校部门及领导审批

1.审批部门

教职工到人事处和相关备案单位处审批,预算审批表经财务处审批;处级干部还需经分管校领导、分管外事领导及国际处、组织部审批;正处级干部还需经党委书记和校长审批。

 

2.审批后材料提交

将经审批盖章后的申报材料放入文件袋,提交至9教南109沈老师处。电子版全套材料发送至ypsh@bjtu.edu.cn

 

3.申报材料上报

学院将申报材料送至国际合作交流处。国际合作交流处原则上只工作日上午接收学院外事秘书送件。

5.公务护照办理

(首次办理因公出访需要)

1.预约公务护照照相时间

国际处为教职工进行公务护照办理预约,经学院转告团长可预约时间,团长协调整个团组可行时间后,将可办理时间告知学院,学院转告国际处。北京市外办可选时间段为工作日上午9:00-10:00/10:00-11:00,下午2:00-3:00/3:00-4:00/4:00-5:00

 

2.领取预约函及照相

预约成功后,团组代表到9教南109沈老师处领取预约函,团组首次办理护照人员共同前往北京市外办进行公务护照照片采集。信息采集后本人自行保存北京市外办所发的照片等材料,用于准备签证。

6.因公出国(境)批件办理

国际交流合作处为教职工到北京市外办办理因公出访批件,只有获取批件的团组才可以进行因公出访。学院将及时向教职工转告批件办理情况。

7.因公签证办理

1.签证材料提交

http://t9.bjfas.cn:82/t9/subsys/servicehall/web/webVisaHandbook/publicVisa/index.jsp

不同国家所需材料不同,教职工可通过上述网址查询各国家要求,提前准备相关材料。主要需要的材料有:邀请函原件、签证照片(背面圆珠笔写上姓名)、机票预订单、外办收取的代办费(2000//人)等。

学院通知办理签证时,将上述材料提交至9教南109沈老师处。

 

2.签证时间预约

国际处为教职工进行签证时间预约,经学院转告团长可预约时间,团长协调整个团组可行时间后,将可行时间告知学院,学院转告国际处。

 

3.指纹采集或面签

团组派代表到9教南109沈老师处领取有关函件,整个团总共同前往北京市外办进行指纹采集,或到相关国家大使馆办理签证。签证办理速度取决于各国使馆。

8.因公护照领取

团组出访前3个工作日,团长发送邮件至ypsh@bjtu.edu.cn向学院提出护照领取申请,学院到国际交流处领取已办理完签证的团组因公护照,团长到9教南109沈老师处领取护照并签字。

9.因公出访

出访期间,严格遵守国家和学校的有关规定。包括但不限于,不得无故提前或延迟出发及返回,不得随意更改日程。如有特殊情况需更改日程,及时向学院提交情况说明。

10.护照归还及总结提交

1.护照归还、出访总结提交和公示

回国后3个工作日内,以团组为单位将公务护照交还至学院9教南109沈老师处。将出访总结word版本电子版邮件发送至ypsh@bjtu.edu.cn。出访总结要求内容充实、含工作照片。

 

2.领取出访材料复印件

学院将出访总结上传至MIS50号系统面向全校公示。公示无异议后,以团组为单位到学院领取出访团组北京市外办批件复印件、审批表复印件等材料,特别提醒出访人员持有护照期间应自行复印因公护照首页和签证页,用于个人存档及财务报销

相关材料见附件。

发布日期:2016-12-11  阅读次数:1240次